회사는 내부 운영을 위해 다양한 규정을 필요로 합니다. 그중에서도 ‘취업규칙’은 근로자와 사용자의 권리와 의무를 명확히 규정하는 핵심 문서입니다. 하지만 단순히 규칙을 작성했다고 끝나는 것이 아니라, 이를 고용노동부에 신고하는 것이 법적으로 요구되는 절차입니다.
특히 상시근로자 수가 10명 이상인 사업장은 취업규칙을 반드시 작성하고 취업규칙 신고를 해야 하며, 이를 위반할 경우 과태료 처분을 받을 수 있습니다. 이 글에서는 취업규칙이란 무엇인지, 신고 절차, 그리고 불이익 변경 시 유의할 점까지 상세히 안내드립니다.
1. 취업규칙이란? (근로기준법 제93조 근거)
취업규칙은 사용자가 근로자에게 적용되는 근로조건, 복무규율, 인사 및 임금체계 등을 정리해 문서화한 규정입니다.
명칭이 꼭 ‘취업규칙’이 아니더라도 사규, 인사규정, 복무규정 등 실질적으로 근로자에게 적용되는 규칙이라면 모두 ‘취업규칙’으로 간주됩니다. 따라서 회사가 독립적으로 만든 규정이라 하더라도 근로조건이 포함되어 있다면 취업규칙 신고 대상이 됩니다.
근로기준법 제93조에 따르면, 사용자는 상시 10명 이상의 근로자를 사용하는 경우, 다음 각 호의 사항을 반드시 명시하여 취업규칙을 작성해야 합니다.
| 구분 | 내용 |
| 근무시간 관련 사항 | 업무 시작 및 종료 시각, 휴게시간, 휴일 및 휴가, 교대근무 방식 등 |
| 임금에 관한 사항 | 임금의 결정 기준, 계산 방법, 지급 방식, 임금의 산정 기간 및 지급 시기, 승급 기준 |
| 가족수당 관련 기준 | 가족수당의 산정 기준 및 지급 방법 |
| 퇴직 관련 규정 | 퇴직 사유 및 절차 등 퇴직 처리에 대한 기준 |
| 퇴직급여 및 법정 수당 | 「근로자퇴직급여 보장법」 제4조에 따른 퇴직급여 제도, 상여금, 최저임금 준수에 관한 사항 |
| 근로자 부담 비용 | 식비, 작업복·작업도구 등 근로자가 부담해야 할 비용 항목 |
| 교육 시설 관련 사항 | 사내 교육훈련, 직무능력 향상 등을 위한 교육제도에 대한 내용 |
| 모성 보호 및 일·가정 양립 | 출산전후휴가, 육아휴직 등 근로자의 모성 보호와 가정생활 지원 관련 규정 |
| 산업안전 및 보건 | 작업장의 안전관리 및 건강 보호에 관한 내용 |
| 근로자 특성에 따른 작업환경 개선 | 성별, 연령, 신체 조건 등을 고려한 작업환경의 개선 계획 |
| 재해보상 및 부조 | 업무상 재해 또는 개인적 재해에 따른 보상과 지원에 관한 기준 |
| 직장 내 괴롭힘 방지 | 직장 내 괴롭힘 예방 및 발생 시 조치 절차 |
| 표창 및 징계 | 근로자에 대한 포상 또는 징계 기준과 절차 |
| 기타 전 근로자에게 적용되는 사항 | 그 밖에 사업 또는 사업장 전체 근로자에게 적용될 필요가 있는 사항 |
이처럼 취업규칙은 단순한 내부 규정이 아니라, 법적 효력을 가진 준법 문서로써 근로자와 사용자의 권리·의무를 명확히 설정하는 역할을 합니다. 따라서 사업장 내에서 실제 적용되는 모든 근로조건은 취업규칙을 통해 정비하고, 고용노동부에 신고함으로써 법적 정당성을 확보해야 합니다.
2. 취업규칙 신고 대상 사업장
상시 근로자 수가 10명 이상인 경우에는 취업규칙을 작성하고 고용노동부에 취업규칙 신고를 해야 합니다. 상시근로자 수는 일시적인 인원 변화가 아닌 평균적인 근무 인원 기준으로 판단합니다. 여기서 '상시'란, 특정 시점이 아닌 일정 기간 동안 해당 사업장에서 지속적으로 근무하고 있는 근로자의 수를 의미합니다. 이 개념에는 정규직뿐 아니라 일용직, 단시간 근로자(파트타임) 등 고용 형태와 무관하게 실질적으로 사업장에 고용되어 있는 모든 근로자가 포함됩니다.
‘평균적인 근무 인원’이란, 특정 기간 동안 해당 사업장에서 평균적으로 고용되어 근무한 근로자 수를 의미합니다. 이는 일반적으로 ‘상시근로자 수’라고 하며, 그 산정 방식은 법 적용 사유가 발생하기 직전 1개월 동안 해당 사업장에서 고용한 근로자의 연인원을, 동일 기간의 가동일수로 나누어 계산합니다.
사업장이 이 기준을 초과하면 가능한 한 빠르게 취업규칙을 작성하고 신고를 완료해야 하며, 이를 지체할 경우 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다. 사업장에 취업규칙을 비치하지 않은 경우에도, 근로기준법 위반으로 최대 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.
3. 취업규칙 신고 절차
1단계: 취업규칙 신고서 작성
사용자는 취업규칙을 작성한 후, ‘취업규칙 신고서’를 함께 작성하여 제출해야 합니다. 해당 신고서는 고용노동부에서 제공하는 표준 양식을 활용하여 작성할 수 있으며, 작성한 취업규칙 원본과 함께 제출합니다.
2단계: 근로자 의견 청취 및 동의서 작성
취업규칙은 사용자가 작성하는 것이 원칙이지만, 근로자의 근로조건에 직접적인 영향을 미치는 법적 규범이기 때문에, 근로자의 의견을 반드시 반영해야 합니다.
- 근로자 과반수로 조직된 노동조합, 또는
- 노동조합이 없는 경우 근로자 과반수의 의견을 들어야 하며,
- 이 의견 청취 또는 동의 사실을 증명할 수 있는 서면(의견청취서, 회의록 등)을 작성·보관해야 합니다.
※ 특히, 취업규칙의 내용이 근로자에게 불리하게 변경되는 경우에는 ‘의견 청취’가 아닌 ‘명시적 동의’가 필요합니다.
※ 집단 회의가 어려운 경우 부서별 회의를 거쳐 의견 수렴 과정을 기록으로 남기는 것도 유효합니다.
3단계: 관할 지방고용노동관서에 신고
작성한 취업규칙과 관련 서류를 관할 고용노동관서에 신고해야 합니다. 신고는 온라인 또는 오프라인 모두 가능합니다.
- 온라인 신고:
고용노동부 전자민원마당에서 사업장 주소지 관할 지방관서를 확인 후, 홈페이지의 안내에 따라 신고를 진행합니다. - 오프라인 신고:
관할 고용노동관서에 직접 방문하여 신고서와 관련 서류를 제출합니다.
신고 후에는 지방고용노동관서에서 내용을 검토·결재하게 되며, 법령에 위반되는 조항이 포함된 경우에는 고용노동부 장관이 해당 조항의 변경을 명령할 수 있습니다.
4단계: 취업규칙의 주지(周知)
취업규칙은 신고만으로 효력이 발생하는 것이 아니라, 근로자가 내용을 인지할 수 있도록 공지(주지)되어야 합니다. 이는 근로기준법 제14조에 따른 법적 의무이며, 다음 기준을 충족해야 합니다:
- 근로자가 언제든지 열람할 수 있는 장소나 방식으로 게시 또는 비치해야 하며
- 예: 사내 게시판, 인트라넷, 근로자 휴게실 등
※ 주지 의무를 이행하지 않을 경우, 500만 원 이하의 과태료 처분을 받을 수 있습니다.
※ 또한, 근로계약 체결 시 취업규칙보다 불리한 계약 조건은 무효이며, 해당 내용은 취업규칙의 기준에 따라 자동으로 대체됩니다(근로기준법 제97조).
4. 취업규칙 불이익 변경
취업규칙 불이익 변경이란, 사용자가 기존의 취업규칙을 변경하여 근로자의 근로조건을 불리하게 만드는 행위를 의미합니다. 이러한 변경은 근로자의 권리를 침해할 수 있기 때문에, 법적으로 엄격한 요건과 절차를 반드시 충족해야 합니다.
✅ 불이익 변경의 정의와 예시
불이익 변경은 다음과 같은 경우를 포함합니다:
- 기존의 취업규칙에서 근로자에게 불리한 방향으로 내용을 수정하는 경우
- 새로운 규정을 도입하여 근로조건을 악화시키는 경우
대표적인 예시:
- 임금 삭감 또는 지급 기준 강화
- 복리후생 축소(예: 식대 지급 중단, 명절 상여금 삭제 등)
- 근로시간 연장 또는 휴게시간 단축
- 연차휴가 사용 제한 강화 등
또한, 동일한 취업규칙 변경이 일부 근로자에게는 유리하고, 다른 일부에게는 불리하게 작용하는 경우에도, 근로자 간 이익 충돌이 발생할 수 있으므로 ‘불이익한 변경’으로 판단될 수 있습니다.
✅ 불이익 변경 시 절차 요건
취업규칙을 근로자에게 불리하게 변경할 경우, 다음과 같은 절차적 요건을 반드시 충족해야 합니다:
- 노동조합이 있는 경우
- 근로자 과반수로 조직된 노동조합의 명시적 동의를 받아야 합니다.
- 노동조합이 없는 경우
- 전체 근로자 과반수의 동의를 받아야 합니다.
- 동의 방식
- 개별 서면 동의가 아닌, 집단적 동의 절차가 원칙입니다.
- 예: 노동조합 회의, 전체 또는 부서별 근로자 회의, 투표 등
- 의견 수렴 결과는 반드시 서면으로 보관해야 하며, 고용노동부의 요청 시 제출할 수 있도록 준비해야 합니다.
- 변경 후 신고 의무
- 변경된 취업규칙은 관할 지방고용노동관서에 신고해야 하며,
- 근로자에게도 반드시 공지(주지)해야 효력이 발생합니다.
✅ 불이익 변경 시 유의사항
- 법률 검토 필수:
취업규칙 변경은 근로자 권익에 중대한 영향을 미치므로, 반드시 노무사나 노동법 전문가의 자문을 통해 적법성을 검토해야 합니다. - 충분한 사전 검토:
변경된 규정이 현실적으로 적용 가능한지, 법 위반 요소가 없는지 사전 검토가 필요합니다. - 근로자와의 충분한 소통:
동의를 얻기 위한 형식적 절차에만 집중할 것이 아니라, 근로자들과 충분한 대화와 설명을 통해 공감대를 형성하는 것이 중요합니다.
5. Q&A: 취업규칙 신고에 대해 자주 묻는 질문
Q1. 취업규칙 신고는 언제까지 해야 하나요?
법령상 정확한 기한은 없지만, 상시근로자 수가 10명 이상이 된 시점부터 가능한 빠르게 신고해야 합니다.
Q2. 취업규칙을 고용노동부에 신고하지 않으면 어떤 문제가 생기나요?
500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있으며, 노동관계법 위반으로 노동청의 지도·점검 대상이 될 수 있습니다.
Q3. 취업규칙을 변경할 때도 다시 신고해야 하나요?
예. 변경 시마다 신고해야 하며, 특히 근로자에게 불리한 변경일 경우 반드시 동의를 받아야 법적 효력을 가집니다.
Q4. 신고 후 취업규칙을 꼭 전 직원에게 공유해야 하나요?
예. 취업규칙은 근로자에게 적용되는 규정이므로 문서 또는 전자게시판 등을 통해 공지되어야 효력이 발생합니다.
6. 결론: 취업규칙 신고는 선택이 아닌 의무입니다
취업규칙 신고는 단순한 행정 절차가 아니라, 회사와 근로자 간의 신뢰를 구축하고 법적 분쟁을 예방하는 중요한 장치입니다. 특히 10인 이상의 사업장은 반드시 취업규칙을 작성하고, 근로자의 의견을 수렴한 뒤 고용노동부에 정식으로 취업규칙 신고를 해야 합니다. 회사의 규정이 정당성과 투명성을 갖추려면 법적 요건을 충족한 취업규칙 신고가 필수입니다. 제때 신고하지 않을 경우 불이익이 따르며, 불리한 내용의 일방적 변경은 법적 효력이 없음을 반드시 인지해야 합니다.